Consulte los estados de cuenta de clientes:

Bienvenidos a nuestro sexto boletín

Mejores prácticas de uso para terminar y enrutar pendientes

Cuando un usuario completa la información de un pendiente (apartado, reservación, contrato, pago programado, etc.) que tiene en un paso de un flujo de trabajo, necesita terminarlo para avanzar al siguiente paso. Por el contrario, si el pendiente tiene información errónea o incompleta, el usuario necesita enrutarlo al paso previo donde se tiene que corregir o completar la información. Es importante mencionar que un pendiente sólo puede enrutarse a los usuarios que en algún momento intervinieron en ese pendiente. Ejemplos:

• Ubicación: Bandeja de entrada - flujo de trabajo Nuevo contrato - paso Revisión Financiera.
• Terminado. El responsable de finanzas revisa el calendario de pagos elaborado por el asesor de contratos. Una vez aprobado, selecciona el contrato y ejecuta la acción Terminado para "avanzar" el contrato al siguiente paso (Firmar contrato) en la Bandeja de entrada del usuario responsable de firmar el contrato.
• Enrutar. El responsable de finanzas revisa el calendario de pagos elaborado por el asesor de contratos y se percata que hay fechas y/o montos incorrectos, por lo cual selecciona el contrato y ejecuta la acción Enrutar para "regresar" el contrato hasta el paso donde se fijan los pagos (Adecuar documentos) en la Bandeja de entrada del asesor de contratos responsable.

Revise el historial de un pendiente

En ocasiones, para resolver algún pendiente un usuario quiere saber quien tiene ese pendiente en su Bandeja de entrada, o saber el momento en que ingresaron cierta información o cumplieron con ciertos hitos, por lo cual tienen que consultar el Historial.

Para consultar el historial debe:

• Localizar el objeto del cual quiere saber el historial: expediente, apartado, reservación, contrato, pago programado, envío a dueños, pago de comisiones, etc. Lo anterior se consigue desplazándose en las vistas tipo lista (pestañaa "Hojear").
• Con el mouse, haga clic izquierdo en el icono del objeto (del cual quiere saber el historial) para que se muestre la pestaña Historial y después haga clic en esa pestaña para que se muestre la ventana de dialogo.
• En la ventana Historial se muestran los Flujos de trabajo (Workflow en inglés) en donde ha participado ese objeto, además de otras opciones como el Historial de atributos en donde se indica la fecha, la hora y el usuario que ingreso determinada información.

Ejemplo práctico: El Gerente de comisiones quiere saber porque no se han generado las comisiones ganadas de un contrato (para pagarlas a los agentes), por lo cual debe:

• Hacer clic en el Expediente de compra (en el árbol de navegación).
• Dentro del expediente de compra, debe hacer clic en la pestaña Hojear.
• En la lista de objetos del expediente, haga clic izquierdo en el icono del contrato para que se muestre la pestaña Historial.
• Haga clic en la pestaña Historial para que se muestre la ventana del mismo nombre.
• En la primera vista se indica el Historial de workflow, en donde se muestran los flujos de trabajo en los que ha participado el contrato.
• En el Workflow Nuevo contrato se da cuenta que el contrato esta en el paso Obtener firma del cliente (en la Bandeja de entrada de otro usuario) por lo cual no se han generado las comisiones ganadas, impidiendo además que finanzas revise el contrato y reciba los pagos que generan las comisiones debidas.
• El Gerente de comisiones informa al usuario que tiene el contrato que lo avance al siguiente paso para que finanzas lo revise y reciba los pagos que generan las comisiones debidas.